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会議ファシリテーション研修(2010/2/9~2/10)

先週の火・水と社内の会議ファシリテーション研修に参加しました。

前々からこの研修には参加したい気持ちが強かったのです。長年部門を超えた調整業務をしてきましたので、会議運営はそもそも仕事のひとつでしたし、それなりにファシリテーションについては自信があるところです。

しかしながら、特にマンションの理事長を務めていた際に痛感したのは、社内で同じ会社の人たちとの会議をファシリテーションするのとは違う力量が求められていること。職務的にもバックグラウンドが全然違うし、年齢構成もさまざま。そういったメンバーを取りまとめるのは、想定以上に難儀なことでした。

そんなこともあって、体系的にファシリテーションを学びたいという思いで研修の受講を長年希望していました。それがようやく叶った形です。できれば理事長を経験する前に受講しておきたかったですけどね・・・

■概要
二日間の講座で参加者は19名。3つのグループに分かれて演習を10回程度行いました。自分にファシリテーション役が巡ってきたのは2回。初めは順番で。そして最後の総合演習では立候補して担当し、90分の長時間にわたる議論を二人体制で推進しました。

今回の研修は所属する事業本部がオリジナルの要素を盛り込んで独自開催を社内研修担当部門に依頼して実現したものです。なので参加者は皆顔なじみ。お互いの仕事や人柄もよく知る仲です。

上述の内容と矛盾があるようですが、こういった顔なじみのメンバーで実施する研修の効果はあったなと思います。演習になっても皆積極的に発言に移れるので、ファシリテーションのトレーニングにはうってつけでした。研修の効果を最大化するには、顔なじみのメンバーでの受講というのも効果的な手段なのだと思いました。

■ファシリテーションの難しさ
今回ファシリテーション役、または会議参加者役として演習に臨みましたが、ついつい忘れがちになるのが「会議の目的」です。初めに目的を確認してスタートするものの、ついつい忘れて議論に没頭してしまう自分がいました。

それに会議で発言することの多い自分にとっては、会議をファシリテーションする為に客観的な視点でいることが非常に難しいのです。

ファシリテーターは客観的に会議のプロセスを俯瞰していなくてはいけません。出席者から発せられた意見の内容に対して、個人的な意思をもってコメントすることはしないということになっています。このバランスをとるのが個人的にはとても大変で、理事長時代に困ったポイントです。

また、ファシリテーターを務めていて最もつらいのが孤立してしまうこと。一人で最初から最後までほとんど話して、いつの間にかアクションまで負ってしまっているという状態になってしまうことがあります。ファシリテーターを見殺しにしてしまうのですね。そういった辛い会議のファシリテーターを務めたことは一度や二度ではありません。

この時に大事なのが、参加者の「会議を共に構成しているんだ」という意識。共にゴールの達成をめざし、会議の時間内でのアウトプット最大化を目指す。そういった意識が必要です。

そしてファシリテーターの議事進行に合いの手を入れる。この役割をアイノテーターと個人的には呼んでいますが、ファシリテーターと出席者が力を結集させた瞬間、会議は効率的に中身のある形で進むようになります。

このアイノテーターになるためにも、ファシリテーションについて多くの人に知ってもらう必要があります。特にマネジメント層。部下が一生懸命ファシリテーションしていても、マネジメント側が力関係で議論の主導権を握ってしまうこともよく起きることです。これでは部下は育たないでしょう。

そういう意味でも、ファシリテーションについて年齢や役職を問わずに知ることが大事だと思うのです。

■所感
さあ、この研修を自分のものとしていかにアウトプットしていくか、これからの課題です。

会議を進行するにあたって冷静にプロセスを管理できるのは、しっかりとした準備があるからであって、何はともあれ準備段階を大切に、どんな小さな打ち合わせでも臨みたいと思います。ちょっとの時間でも、進め方を考えることで全然違うでしょうし。

とにかく、実践あるのみですね。

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