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Cambridge Conference 2010~著者が語る!真のプロジェクトファシリテーションとは~(2010/3/2)@日経・大手町セミナールーム(2/3)

白川さんのセッションに続いて、次は古河電工の関さんへバトンタッチ。

■セッション2:古河電工グループ人事BPRプロジェクト事例~反常識で成功する変革プロジェクト~
関さんのセッションは、具体的にどのようなBPRを行ったかという内容。ここではプロジェクトの概要や規模などの記載は割愛します。

○成功事由
BPRを計画通りの期間と費用で実現した。外部コンサルティングを効果的に活用した。パッケージアプリケーションをカスタマイズなしで採用した。ファシリテーションを全面に導入した。社外で好評価を得た。

これを経営会議で発表して、その場で書籍化の指示が出たというエピソードをお話しいただきました。その決断がなければこうして関さんのエピソードを知る機会もなかったわけですから、ここについては本当に古河電工の経営陣の皆様に感謝です。

○反常識
・スーパーマンリーダーの存在 → 普通のミドルが推進
・事件や対決がつきもの → 対決が起きないようにした
・隅々まで管理が必要 → 監視せずに管理した
・プロジェクトは厳しい → 楽しいプロジェクト

プロジェクトというものに対する一般的な「常識」に反した、まさに反常識で進行したというお話でした。もちろん、きめ細やかな対応をとる関さんのような方がいらっしゃったからこそ成し得た部分は大きいのだと思います。

ただ、やはりここもHave Fun!なんですよね。楽しんでこそのプロジェクトということなのでしょう。プロジェクトだからということではなくて、仕事に楽しみを感じられるような状態にならないと、そもそも不幸なことなのだと思います。

○ファシリテーション実践例
ファシリテーションは、複雑なプロジェクト運営を円滑に執り行う為に必要な技術。ケンブリッジのファシリテーションはまさに目から鱗だった。三人のコンサルタントが会議に来訪し、ファシリテーター、ノートテイカー(PCで議事録)、スクライバー(板書)の役割を果たし、一つ一つのセッションがとてもスピードが速かった。このことによって、古河電工側は議論に集中することができた

この三人体制には確かにびっくりしました。職場の会議ではファシリテーターが進行だけではなく板書や議事録を発行することも多いからです。大変ですが、鍛えられる場でもあります。

ただ、会議のスピードを上げるためには、この機能を分けるということはある程度必要なのかもしれません。デジタルとアナログを上手に使いこなして、会議の質を上げていく。参加者が議論に集中できるような仕組みをつくる。会議室にPCを常設したし、やり方に工夫できないか模索してみます。

○事例①カスタマイズできないシステムの選択
自分たちの業務に合わせてシステムを新規開発することは簡単だが、それではBPRにならない。パッケージをそのまま適用してみて、そこから外れる部分は自社のやり方が世間からずれているということであるから、その部分をBPRして合わせこんでいった。

もっとも印象的だったのがこのストーリーです。ついついフルスクラッチで開発してしまいそうな世界ですが、やはりそれでは真のBPRの効果は出にくいのかもしれない、と思いました。

スクラッチしてしまうと、システムはむしろ固定されてしまい、それを変えようとするとさらに一つのプロジェクトになりかねない。一方パッケージ製品であれば、パッケージ側の改良が加わればその分だけの更新で済む。まあ、その場合、思ってもみない機能が削られてしまうこともあるでしょうから、採用する側にとってみては一長一短なのかもしれませんけれど。ただ、パッケージノンカスタマイズの方が柔軟な対応がとりやすいのかなと思います。

○事例②ファンクショナリティマトリクス
施策の整理と優先順位付けをおこなった。全体を網羅した上での合意形成。システム化の対象外として後回しにした部門の担当者からの横やりがはいるが、このマトリクスでしっかりと経緯を説明した。

現在担当しているシステム開発においても、初めのスコープから外れていた業務が仕様として追加され、最近はその調整にあたっていました。機能の優先順位づけ、各部門の利害と様々ありましたが、プロジェクトリーダーもうまく取りまとめてくれましたし、各部門納得の上で次に進めるようになりました。

関さんに紹介いただいたチャートはとても参考になるものでしたので、活用してみたいと思います。こういったチャートはいつも見えるところに張り出しておいた方がやはりよいですね。いつも人の目に触れていることの効果はあります。

○事例③不確実性への対処
プロジェクトだから問題はつきもの。そのときであってもPDCAサイクルをひたすら回す。メンバーの成長を促進するファシリテーションツールとして活用し進捗管理レポートにおける「信号表」。チームリーダーのセンスが問われる。奥の深いものである。

トラブル対応こそ、まさにプロジェクト進行の醍醐味ですね。一方で進捗をいかにわかりやすくまとめるかというのも、これは長年の課題です。「チームリーダーのセンスを信号表の表現で問う」ということが興味深いのは、それを見ている人たちが、自分の管轄外の分野に対しても自分事として意識を払っているという証拠。こういう高いレベルで情報共有できるということが、また目指す地点なのですが。ここも試行錯誤中ですね。

○会議の進め方
1. 目的とアジェンダを明確にする。
2. ToDoリストでアクションを明確にする。
3. ノートテイカー:PCで議事録を会議中に作成し、終了後直ちに発行する。
4. スクライバー:板書は要点だけでもOK
5. ファシリテーターを買って出る。

実にシンプルなポイントでした。しかも当たり前といえば当たり前。ただ3~5の意識は重要だと思います。

以前にも書きましたが、職場で会議の質を改革するワーキンググループに所属しています。この内容はぜひともフィードバックさせていきたいです。もちろん仕事の性格やセキュリティの考え方の違いもあって、同じようにはできないかもしれないのですが、これらのことで会議の質を上げ、生産性を高めていく。そんな改善につながると嬉しいです。

現在はノートPCを常用するワークスタイルではないのですが、今年うまくしたらノートPCメインの世界を試験的にでも実現できるかもしれないし、あきらめず可能性は探っていきたいです。

さあ、次回はQ&Aセッションです。

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